Microsoft Excel – pranshicomputergyan

M.S.Excel क्या हैं? (What is M.S. Excel)

Microsoft Excel एक ‘Spreadsheet Program’ (विस्तारित प्रोग्राम) है, जो आपको डाटा को आर्गनाइज ( संगठित अथवा व्यवस्थित) करने, गणनाओ को पूरा करने, निर्णय लेने, Data का Graph तैयार करने, व्यसायिक रिपोर्ट तैयार करने, Web पर डाटा को Publish (प्रकाशित) करने, और Website पर Data के साथ काम करने की सुविधा देता है ।

Excel किसी भी डाटा को ‘Row’ ( रो ) अर्थात पंक्ति और ‘Column’ (कॉलम) में व्यवस्थित करता है। इन्ही Row और Column के व्यवस्थि रूप को ‘Worksheet’ कहते है।

पुराने समय में आकड़ो को मैनुअली व्यवस्थित किया जाता था। उस समय डाटा को व्यवस्थित करने के लिए कागज व् पेंसिल/पेन की सहायता से ‘Row’ ( रो ) और ‘Column’ (कॉलम) तैयार किये जाते थे। इलेक्ट्रॉनिक Worksheet में भी डाटा को ‘Row’ ( रो ) और ‘Column’ (कॉलम) में उसी प्रकार व्यवस्थित किया जाता है, जैसा की पहले मैनुअली बिना Computer के किया जाता था।

यह एक ऐसा software जिसके द्वारा हम सभी प्रकार के व्यावसायिक रिपोर्ट को Formula के माध्यम से तैयार कर सकते है इसे Computer की Memory में सुरक्षित रख सकते है जो हमे आवश्यकता पड़ने पर प्राप्त हो सकता है तथा किसी भी File में कभी भी कुछ भी नया जानकारी जोड़ सकते है व् किसी भी रिपोर्ट को मिटा सकते है।

M.S.Excel की मुख्य विशेषताएं

1. इसमें डाटा को ‘Row’ ( रो ) और ‘Column’ (कॉलम) के अनुसार Fill करते है,

फिर अपने कंप्यूटर की मेमोरी में डाटा को सुरक्षित कर लिया जाता है।

2. इसमें Text को किसी भी आकर में लिखा जा सकता है ।

3. इसमें किसी भी रिपोर्ट का योग आसानी से कर सकते है ।

4. इसमें अंग्रेजी में Type किये गए Text की Spelling को जाँच करने की भी सुविधा है।

5. इसमें Text को विभिन्न प्रकार के Type-File (Style) में लिखा जा सकता है ।

Features of M.S. Excel

Home Tab

Clipboard

Font

Alignment

Number

Style

Cells

Editing

Insert Tab

Tables

Illustrations

Charts

links

Text

Page Layout Tab

Themes

Page Setup

Scale to Fit

Sheet Options

Arrange

Formulas Tab

Function Library

Defined Names

Formula Auditing

Calculation

Data Tab

Get External Data

Connections

Sort & Filter

Data Tools

Outline

Review

Proofing

Comments

Changes

View

Workbook View

Show/Hide

Zoom

Window

Micros

M.S.Excel को कैसे Open करे ?

तो चलो सबसे पहले M.S.Office के अंदर M.S.Excel कैसे खोले जानते है –

इसके लिए हमें सबसे पहले कंप्यूटर के Start Button में जाना होगा जहाँ पर हमें Menu या List दिखाई देगा अगर Menu में हमें M.S.Excel दिखाई दे रहा है I

तो उसे Select करेंगे और अगर नहीं दिखाई दे रहा है तो Menu में All Programs दिखाई देगा जिसे select करने पर उसके अंदर Menu दिखाई देगा जिसमे हमें M.S.Office के Folder को Select करना है जिसके अंदर हमें M.S.Excel को सेलेक्ट कर लेना है I

सबसे पहले अपने Desktop या Laptop को चालू करे फिर Start Button को Mouse को Click करे आपको Menu या List दिखाई देगा I

Start Button पर Click करें I

Microsoft Excel पर क्लिक करें |

Start > Microsoft Excel

या

Start Button पर Click करें I

All Program पर क्लिक करें | Microsoft office को Select कर Microsoft Excel पर क्लिक करे |

Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel

MS Excel को Shortcut key से Open करे I

Window key + R प्रेस करे

एक Run Dialog box Open होगा

इसमें Excel टाइप कर Enter प्रेस करें I

MS Excel ओपन हो जायेगा I

आओ चित्र से समझे –

Start Button दबाने के बाद Menu या List दिखाई देगा अगर M.S.Excel File दिखाई दे रहा है तो select करे या फिर All Programs को Select करे I

आओ चित्र से समझे –

अब हमारा M.S.Excel Open हो चूका है –

आओ चित्र की सहायता से कुछ समझने का प्रयास करते है –

M.S.Excel Shortcut Keys

अगर हमें M.S.Excel में कार्य करना है तो बहुत जरुरी है की हमें Keyboard Shortcut Key का भी ज्ञान होना चाहिए जिससे हम अपने काम को और भी कम समय में कर सकते है, कंप्यूटर में अगर हम किसी भी Application पर कार्य करते है तो जरुरी है की हमें Shortcut Key का Use करे और अगर हमें Shortcut Key का ज्ञान नहीं है तो भी कंप्यूटर पर किसी भी Application पर कार्य करते करते सीख सकते है।

कुछ Keyboard Shortcut Key जो M.S.Excel में कार्य करते समय काम आएंगे पहले उसे ही जाने –

New    :   Ctrl + N
Open : Ctrl + O
Save :      Ctrl + S
Save as : F12
Print :      Ctrl + P
Copy :      Ctrl + C
Cut :      Ctrl + X
Past :      Ctrl + V
Undu :      Ctrl + Z
Redu :      Ctrl + Y
Font :      Ctrl + Shift + F
Font Size :      Ctrl + Shift + P
Duplicate : Ctrl + D
Decrease Indent :      Ctrl + Alt + Shift + Tab
Increase Indent :      Ctrl + Alt + Tab
Find :      Ctrl + F
Replace :      Ctrl + H
Bolt :      Ctrl + B
Italic :      Ctrl + I
Underline : Ctrl + U
Table : Ctrl + T
Hyperlink : Ctrl + K
Spelling & Grammar :      F7
Sum : Alt + =
Insert Funtion : Shift + F3
Name Manager : Ctrl + F3
Refresh All : Ctrl + Alt + F5
Filter : Ctrl + Shift + L
Group : Shift + Alt + Right
Ungroup : Shift + Alt + Left
Research : Alt + Click
New Comment : Shift + F2
Macros : Alt + F8

अगर आपने यहाँ तक पढ़ लिया है तो हमारी Video को देखने के लिए नीचे दिए गए Link पर क्लिक करे और देखे या Direct Video Image को Click करे –https://www.youtube.com/watch?v=nih-tQlgf7g&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=19

इस Video को देखे –

Office Button –

इस स्विच के प्रयोग से हमें एक list प्राप्त होती हैं जिसमे हम अपनी आवश्यकता के अनुसार Option को चुनते हैं।

1. New – इस Option पर जाने पर हमें एक Menu प्राप्त होता है जिसमे से हम Blank Workbook चुनते है जिससे हमें New Page प्राप्त होता है I इसके लिए Shortcut Key Ctrl + N का भी प्रयोग करते है । खुलने के बाद हम इसमें कोई भी कार्य कर सकते है। जैसे हम Excel Workbook की सहायता से रिपोर्ट व् किसी भी प्रकार का सूचि तैयार कर सकते है। या अन्य ऑफिस से सम्बन्धित Documentation कार्य कर सकते है।

2. Open – इस Option पर जाने पर हमें जो Menu प्राप्त होता है, उस पर हमें पहले से बनी Workbook की List दिखाई देती है। जिसमे से हम अपने उपयोग की Sheet को चुन सकते है।इसके लिए Shortcut Key Ctrl + O का उपयोग करते है ।

3. Save – इस Option का प्रयोग फाइल को सुरक्षित करने के लिए करते है । इसके लिए Shortcut Key Ctrl + S का प्रयोग करते है ।

4. Save as – जब किसी File को Save कर दिया जाता है और बाद में उसी Sheet का नाम या स्थान बदल कर Save करना हो तो इस Option का प्रयोग किया जाता है, यहाँ जाने पर हमें कुछ Option दिखाई देता है जिसमे से हम अपनी File को अलग -अलग तरह से Save करने के लिए Option चुन सकते है, जैसे – PDF बनाने के लिए या XML File बनाने के लिए इसके लिए Shortcut Key F12 का उपयोग करते है I

5. Print – इस Option पर जाने पर हमें 3 और Option मिलते है जिसमे पहला Option Print पर जाने पर हमारे सामने एक Menu आता है, जिसमे हम Print निकाले जाने वाले Page को चुन सकते है उसमे Copy की संख्या तथा अन्य Setting कर सकते है I दूसरा Option Quick Print पर जाने पर कोई Menu दिखाई नहीं देता तथा हमारी File के सभी पेजों का Print निकाल देता है। तीसरे Option Print Preview पर जाकर हम अपनी File का Preview देख सकते है तथा अन्य Setting कर सकते है । Print Option के लिए Shortcut Key Ctrl + P का उपयोग करते है।

Prepare – इस Option पर जाने पर हमें एक List प्राप्त होती है जिसमे से Properties Option पर जाकर हम अपनी File की पूरी जानकारी प्राप्त कर सकते है तथा उसमे अन्य जानकारी डाल सकते है ।

Send – इस Option पर जाने पर हमें दो और Option मिलते है जिसमे E-mail में जाकर अपनी File को किसी दूसरे भेज सकते है तथा Internet Fax में जाकर Fax कर सकते है ।

Close Button – इस Button की सहायता से खुली हुई File को बंद कर सकते है ।

M.S.Excel Home Tab –

Microsoft Excel Home Tab की सहायता से हम अपनी Worksheet File के अंदर विभिन्न प्रकार के Format Effect दे सकते है, साथ ही इसमें Cell Style, Editing, Conditional Formatting आदि का उपयोग करते है।

अगर आपने यहाँ तक पढ़ लिया है तो हमारी Video को देखने के लिए नीचे दिए गए Link पर क्लिक करे और देखे या Direct Video Image को Click करे –

https://www.youtube.com/watch?v=FKgIx_BPGfQ&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=7

इस Video को देखे –

Copy – जब हम Select किये हुए Text या Object की प्रतिलिपि या Copy बनाना चाहते है तो उस Text या Object कर Copy Option का उपयोग करते है I इस Option के लिए Shortcut Key Ctrl + C का उपयोग करते है I

Cut – जब हम Select किये हुए Text या Object को एक जगह से हटाकर किसी दूसरे स्थान या File में लाना चाहते है तो Cut Option का उपयोग करते है । फिर लाये जाने वाले स्थान या File पर जाकर Paste करते है। इस Option के लिए Shortcut Key Ctrl + X का उपयोग करते है ।

Paste – जब हम Select किये हुए Text या Object का प्रतिलिपि या Copy बनाना चाहते है या Text या Object को एक जगह से हटाकर किसी दूसरे स्थान या File में लाना होता है तो Past Option का उपयोग करते है । इस Option के लिए Shortcut Key Ctrl + V का उपयोग करते है ।

अथवा

जब हम किसी Text या Object को Copy या Cut करते है तो Copy या Cut किये हुए Text या Object को लाने के लिए Past Option का उपयोग करते है । इस Option के लिए Shortcut Key Ctrl + V का उपयोग करते है ।

Format Painter – यदि हमें पहले सेट किये हुए Text या Object के जैसे और किसी Text या Object की Setting को लाना होतो उस text या Cell पर जाकर Click करना होता है । जिसकी Setting लाना है इस Option को चुनते है फिर उस Text text या Cell को Select करते है जिसमे सेटिंग लाना होता है ।

Font – किसी Text को हिंदी, अंग्रेजी या अन्य किसी Stylist भाषा में लिखने के लिए, लिपि चुनाव करने के लिए इस Option का उपयोग करते है इसके लिए Shortcut Key Ctrt + Shift + F का उपयोग करते है।

Font Size – किसी Text के आकार को कम तथा अधिक करने के लिए इस Option पर जाकर Point चुनते है,

Increase Font Size – किसी Text के आकार को बढ़ाने के लिए इस Option का प्रयोग किया जाता है ।

Decrease Font Size – किसी Text के आकार को कम करने के लिए इस Option का प्रयोग किया जाता है ।

Bold – किसी Text को मोटा या Bold करने के लिए Text या Cell को सेलेक्ट कर इस Option पर Click करते है। इसके लिए Shortcut Key Ctrl + B का उपयोग करते है।

Italic – किसी Text को तिरछा या Italic शब्द जैसा करने के लिए Text या Cell को सेलेक्ट कर इस Option पर Click करते है। इसके लिए Shortcut Key Ctrl + I का उपयोग करते है।

Underline – किसी Text के नीचे की तरफ लाइन लाने के लिए Text या Cell को सेलेक्ट कर इस Option पर Click करते है। इसके लिए Shortcut Key Ctrl + U का उपयोग करते है।

Border – Border की सहायता से हम अपने Worksheet में Row और Column अर्थात Cell को सेलेक्ट कर आवश्यकता के अनुसार Border Select कर सकते है।

Fill Color – जब हमको किसी Worksheet के Cell को अलग से दिखाना होता है तो उस Text या Cell को Select कर इस Option पर Click करते है। अर्थात किसी के ध्यान को आकर्षित करने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है।

अथवा

जब हमको किसी Box को अलग से दिखाना होता है या अलग कलर से हाईलाईट करना हो तो उस Text को Select कर इस Option पर Click करते है इस Option पर Click करने पर हमारे सामने Color कि List आ जाती है जिसमें से हम Highlight करने वाले Color को चुनते है ऐसा करने पर Select Text पर Selection कलर आ जाता है और वह अलग दिखाई देने लगता है।

Font color – जब हमको किसी Cell में लिखे Text को कलर करना होता है, तो उस Worksheet के Cell को Select कर इस Option पर Click करते है इस Option पर Click करने पर हमारे सामने कलर की List आ जाती है। जिसमे से हम अपनी इच्छानुसार कलर को चुनते है ऐसा करने पर Select Text पर वही कलर आ जाता है। इस पर नीचे More Color Option दिया होता है जिस पर जाकर हम विभिन्न प्रकार के कलर चुन सकते है।

Undo – जब किसी File में कार्य करते समय कोई कार्य गलत हो जाता है और हमें पुरानी स्थिति में लाना होता है तो इस अवस्था में इस Option का प्रयोग किया जाता है। इस Option के लिए Shortcut Key Ctrl + Z है।

Redo – यदि हम किसी File में Undo Option का प्रयोग करते है, तो उसके विपरीत कार्य करने के लिए हम इस Option का प्रयोग करते है। इस Option के लिए Shortcut Key Ctrl + Y है।

Top Align –

किसी Cell में लिखे Text को Cell के ऊपर कि ओर set करना हो तो उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है

Middle Align – किसी Cell में लिखे Text को Cell के Center कि ओर set करना हो तो उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Bottom Align – किसी Cell में लिखे Text को Cell के निचे कि ओर Set करना हो तो उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Orientation – अपनी File में Cell में लिखे Text को अलग – अलग दिशाओ में सेट करने के लिए इस Option पर जाकर Position सेट करते है।

Align Text Left – किसी Cell में लिखे Text को Cell के Left कि ओर set करना हो तो उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है

Center – किसी Cell में लिखे Text को Cell के Center कि ओर set करना हो तो उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Align Text Right – किसी Cell में लिखे Text को Cell के Right Side Set करना हो तो उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Increase Indent – किसी Cell में लिखे Text को Cell के Right Side खिसकाने के लिए उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Decrease Indent – जब हम Increase Indent का प्रयोग करते है, तो उसके विपरीत कार्य करने के लिए इस Option का प्रयोग करते है।

Warp Text – जब किसी Cell में एक से अधिक लाईन का Text लिखना हो तो उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Merge & Center – जब हमें अपनी File में कई Box को मिलाकर एक करना हो या कॉलम को एक करना हो तो उन कालमो को Select कर इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमें कुछ Option मिलते है जिसमे Merge & Center के द्वारा सभी Select बॉक्स को एक कर सकते है Merge Across के द्वारा सभी कालमो को एक कर सकते है तथा Unmerge के द्वारा पुनः अलग – अलग कर सकते है।

https://www.youtube.com/watch?v=h8Nm8hO2kxo&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=6

इस Video को देखे –

Number Format – इस Option पर जाकर हम अपनी Cell में लिखे नंबर को अलग – अलग रूप में बदलने का कार्य कर सकते है।

Accounting Number Format – इस Option पर जाकर हम अपनी Cell में लिखे नंबर के आगे $ या किसी अन्य देश कि मुद्रा का Symbol लगा सकते है।

Increase Decimal – इस Option के द्वारा लिखे गये अंको में पाइंट के बाद आने वाली संख्या या शून्य को बढ़ाने या अधिक करने के लिए प्रयोग में लाया जाता है।

Decrease Decimal – इस Option के द्वारा लिखे गये अंको में पाइंट के बाद आने वाली संख्या या शून्य को कम करने के लिए प्रयोग में लाया जाता है।

https://www.youtube.com/watch?v=JaKZQMyblrU&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=8

इस Video को देखे –

Styles – इस Option पर Click करने पर हमें तीन प्रकार के Option मिलते है –

I. Conditional Formatting,
II. Format as Table,
III. Cell Styles

https://www.youtube.com/watch?v=L_D73yR2gRA&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=3

इस Video को देखे –

I. Conditional Formatting :- जब हमें अपनी File में लिखे Text को अलग -अलग प्रकार के color या संकेत के अनुसार उसके मान के अंतर को दर्शाना होता है तो उस Column को Select कर इस Option पर Click करते है।

II. Format as Table : – अपनी File को एक अलग रूप में दर्शाने के लिए तथा उसके प्रत्येक Column में Filter Option को लाने के लिए File को Select कर इस Option पर क्लिक करते है।

III. Cell Styles :- किसी `File में बने Text के किसी महत्वपूर्ण Cell को एक अलग रूप में प्रदर्शित करने के लिए इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Insert Cell – जब किसी File को बना रहे होते है या पूरी तरह से बन जाती हो और उस File में हमें कुछ नयी लाइने बीच में जोड़ना हो तो ऐसी स्थिति में उसके पास वाली Line या Box में Click कर इस Option पर आकर आवश्यकता के अनुसार Row, Column , Cell या Sheet को Insert करते है।

Delete Cell – किसी File में गलत बन गयी Line या Box को हटाना हो तो, Text में सुधार करना हो तो ऐसी स्थिति में उसके पास वाली Line या Box में Click कर इस Option पर आकर आवश्यकतानुसार Row, Column , Cell या Sheet को Delete करते है।

Format – इस Option पर जाने पर हमें कई प्रकार के Option मिलते है।

I. Cell Size :– इस Option का प्रयोग हम अपनी किसी File में बने Row तथा Column कि लम्बाई एवं चौड़ाई को कम या अधिक करने के लिए कर सकते है।

II. Visibility :- इस Option का प्रयोग हम अपनी किसी File में बने Row , Column तथा Sheet को छिपाने के लिए करते है।

III. Organize Sheet :- इस Option का प्रयोग हम अपनी किसी File कि Sheet का नाम बदलने के लिए तथा किसी Sheet को दूसरी File में ले जाने के लिए करते है।

IV. Protection :- इस Option के द्वारा हम अपनी File को Protect कर सकते है, इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu प्राप्त होता है जिस पर हम प्रोटेक्शन कि स्थिति में कार्य करने के Option का चुनाव कर पासवर्ड डालकर Ok करते है, फिर उसी पासवर्ड को दोहराकर Ok करने पर हमारी File Protect हो जाती है।

https://www.youtube.com/watch?v=5vCfY2m9o2U&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=1

इस Video को देखे –

Sum – यदि हमें पहले से सेट किये हुए अंको का Total Sum, Average, Maximum, Minimum निकालना हो तो उस Column की आखरी Box को Select कर इस Option का प्रयोग करते है।

Fill – जब किसी Text का Duplicate किसी निचे वाले Box में लाना हो या नंबरों को Serial क्रम में जमाना हो तो किसी नंबर का प्रथम नंबर लिखकर उस Column को Select कर series पर जाकर Ok करते है। तो वह नंबर उसी क्रम में आगे Print हो जाता है।

Clear – किसी File में लिखे Text को पूरी तरह से मिटाने के लिए इस Option के Clear All पर Click करते है, यदि उस Text में से Format के Option को हटाकर Normal करना हो तो Clear Formatting पर Click करते है यदि Comment को हटाना हो तो Clear Comment पर Click करते है।

Sort & Filter – किसी Column में लिखे अंको को बढ़ते तथा घटते क्रम में ज़माने के लिए Sort Option पर Ascending तथा Descending को चुनते है तथा Filter के द्वारा उस Column में लिखे Text तथा अंको को आवश्यकतानुशार चुन -चुन कर देख सकते है।

Find & Select – इस Option पर Click करने पर हमें कई और Option मिलते है।

I. Find  :- जब किसी File में किसी शब्द को खोजना होता है, तो इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर हम खोजे जाने वाले शब्द को लिखकर Find पर Click करने पर वह शब्द Select हो जाता है इस Option का Short Cut Key Ctrl +F होता है।

II. Replace :- Find Option के द्वारा खोजे गये Text  में सुधार करना हो तो सुधरे हुए Text को  Replace Option के खंड में लिखकर   Replace पर Click करते है तो Selected Text  सुधर जाता है इस Option का Short Cut Key Ctrl +H होता है।

III Select :-  जब हमें एक से अधिक Object को एक साथ Select करना होता है तो इस Option पर आकर Select Object को चुनते है और ऐरो के द्वारा उन सभी Object को Select कर सकते है।

https://www.youtube.com/watch?v=Kw0YU5QXq9s&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=2

इस Video को देखे –

M.S.Excel Insert Tab –

Pivot Table – जब हमें अपने द्वारा बनी हुई किसी File को एक अलग रूप में सेट कर जमाना हो तो उस File को Select कर इस Option पर Click करते है तो हमारे सामने एक menu खुलता है, जिस पर रेंज Select कर New Worksheet पर Click कर Ok करते है, तो हमारे सामने एक पेज खुलता है जिस पर एक लिस्ट दिखाई देती है, जिसमे File के हेडिंग के नाम दिखाई देते है जिन्हे पकड़कर हम Pivot table पर लाकर सेट कर सकते है।

https://www.youtube.com/watch?v=ckoYAxmBqbA&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=5

इस Video को देखे –

Table – यदि हमें अपने पेज में एक डिजाइनिंग Table बनाना हो तो इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu प्राप्त होता है उस पर रेंज Select कर व करने पर हमरे द्वारा Select किये गये स्थान पर कलर फॉर्मेटिंग तथा फ़िल्टर आ जाते है।

Picture – इस option पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर हम अपने Computer की किसी ड्राइव पर लोड चित्र चुनकर अपनी File में ला सकते है।

Clip Art – इस option पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिसमे Search For पर किसी Clip Art का नाम लिखकर Go पर Click करने पर उस प्रकार का चित्र दिखाई देने लगता है, उन Clip Art को पकड़कर पेज पर ला सकते है।

Shapes – जब हमें अपने पेज में कोई डिजाईन, चित्र या बॉक्स बनाना हो तो इस Option पर जाकर चुनकर बना सकते है।

Smart Art – इस option पर Click करने पर हमारे सामने अलग – अलग प्रकार के Organization Chart की लिस्ट खुलती है जिसमे से हम अपने कार्य या Project के अनुसार Chart चुन सकते है।

Charts – इस option पर Click करने पर हमारे सामने ग्राफ बनाने के लिए Chart पेज खुलता है जिसमे हम अपने ग्राफ में दर्शाए जाने वाले X तथा Y Axics को लिख सकते है और उसके अनुसार ग्राफ कि सेटिंग भी कर सकते है।

Hyperlink – जब कभी कार्य करते समय किसी अन्य File कि आवश्यकता होती है और यह कार्य बार बार किया जाता है तो ऐसी स्थिति में इस Option पर आकर उस File को लिंक कर देते है इस पर क्लिक करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर हम उस File के नाम पर Click करते है और व करते है तो वह File से जुड़ जाती है जब उस File कि आवश्यकता होती है तो उस नाम पर Click करने पर वह File खुल जाती है।

https://www.youtube.com/watch?v=YVJiXvhoJwM&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=4

इस Video को देखे –

Text Box – इस option पर Click करने पर हमारे सामने अलग – अलग प्रकार के फ्रेम जैसे Text Box कि लिस्ट प्राप्त होती है जिसमे से हम अपने प्रयोग के अनुसार Text Box चुन सकते है।

Header & Footer

I. H– eader :- जब  हमें अपनी File के Head में प्रत्येक पेज पर एक ही प्रकार का Text लिखना हो या पेज नंबर लाना हो तो इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारा कर्सर पेज के ऊपरी हिस्से में पहुंच जाता है जहॉ पर हम Header Text  लिख सकते है जो प्रत्येक पेज पर दिखाई देता है।

II. Footer :- जब  हमें अपनी File के Foot में प्रत्येक पेज पर एक हि प्रकार का Text  लिखना हो या पेज नंबर लाना हो तो इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारा कर्सर पेज के निचले हिस्से में पहुंच जाता है जहॉ पर हम Footer Text  लिख सकते है जो प्रत्येक पेज पर दिखाई देता है।

Word Art – जब हमें किसी प्रकर की डिजाइनिंग हेडिंग या टेक्स्ट लिखना हो तो इस Option पर Click करने पर हमें कई प्रकार कि डिजाईन मिलती है जिनमे Click कर हम अपना Text  लिख सकते है।

Signature Line – इस Option पर Click करने पर हमरे सामने एक Menu खुलता है जिसमे हम अपने साइन को सेट कर लिख सकते है Signature Setup में हम अपना नाम टाईटल तथा ई – मेल डालकर Ok करने पर हमारे पेज में टेक्स्ट बॉक्स के अंदर सेट होकर आता है।

Object – इस Option पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर हमारे Computer पर लोड प्रोग्राम कि लिस्ट होती है जिसमे से हमें जिस प्रोग्राम को Excel Worksheet में जोड़ना होता है Click कर Ok करते है तो वह प्रोग्राम हमारे Worksheet में खुल जाता है, उसमे हमें जो बनाना होता है बनाकर File पर जाकर Update करने पर वह पेज हमारे Sheet में आ जाता है तथा प्रोग्राम हट जाता है।

Symbol – जब हमें अपने पेज में किसी प्रकार का संकेतक चिन्ह लाना होता है तो इस Option पर Click कर Menu में अलग – अलग लिपि में चुन कर Insert कर सकते है।

M.S.Excel Page Layout Tab –

Themes – अपने पेज में Theme लाने के लिए इस Option का प्रयोग करते है।

Margins – जब हम पेज सेटअप कर रहे होते है तो पेज की Margins या पेज के चारो ओर के Space को सेट करने के लिए इस Option पर आकर सेटिंग चुनते है नये प्रकार कि सेटिंग करने के लिए नीचे Custom Margins में जाकर सेटिंग करते है।

Orientation – इस option पर आकर पेज के Portrait (लम्बाई) तथा Landscape (चौड़ाई) के प्रकार को चुन सकते है।

Size – इस option पर आकर पेज के अलग – अलग Size को चुन सकते है। जैसे – A3, A4, A5, A6, Legal, Letter Size

Print Area – हमारे द्वारा बनाई गई सीट में से किसी Selected जगह को Print करना हो तो उस जगह को Select कर इस Option पर Click कर Print करने से केवल Selected स्थान का हि Print निकलता है तथा Selected स्थान को हटाने के लिए Clear Print Area पर Click करते है।

Breaks – जब हमें पेज को किसी स्थान से तोड़कर नीचे वाले पेज में ले जाना होता है तो उस स्थान पर Click कर Break Option पर जाकर पेज ब्रेक को चुनते है तो हमारा पेज वहाँ से दो भागो में बट जाता है तथा उसे हटाने के लिए उसी स्थान पर Click कर Remove Page Break पर Click करने पर हट जाता है।

Background – इस Option के द्वारा हम अपने पेज में Background या Picture ला सकते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर Picture का Address देते है तथा Photo चुनकर Ok करते हैं तो वह Picture Background पर आ जाती है तथा हटाने के लिए उसी स्थान पर Delete Background करते है।

Print Titles – इस Option पर आकर हम अपने पेज में लिखे Text के कुछ हिस्से को अलग से Print के लिए सेट कर सकते है जब हमें अपनी File में से कुछ हिस्से को Print करना होता है तो इस Option पर Click करते है उसके बाद Print Area Box पर जाकर वह स्थान Select करते है जिसे Print में निकालना होता है यदि हमें उस स्थान में लिखे Text के साथ Gridelines या Row & Column Heading भी Print निकालना हो तो उन Options को On कर देते है तो वह उसी प्रकार से Print होता है। जैसे हमने सेट किया होता है।

Scale to Fit – यदि हमारे द्वारा बनाया गया मेटर पेज के अंदर नहीं आता या कम जगह पर ही आ जाता है तो उस स्थिति में उसे पेज के अनुरूप लाने के लिए आवश्यकता अनुसार इस option के द्वारा कम या अधिक प्रतिशत सेट कर सकते है।

Sheet Options – पेज में लिखे Text में Gridlines तथा Headings को छिपाना हो तो इस option पर आकर View को Of करते है यदि Print में निकालना हो तो Print को On करते है।

Arrange – इस option पर आने पर हमारे सामने निम्न Option आते है जो इस प्रकार है –

I. Bring to Front :- जब हम अपने पेज में कोई Object बनाते है या Picture लाते है तो उस समय उसे पेज में बने Object या Text के सामने सेट करने के लिए उस Object या Picture को Select कर इस Option पर Click करते है।

II. Send to Back :- जब हम अपने पेज में कोई Object बनाते है या Picture लाते है तो उस समय उसे पेज में बने Object या Text के पिछे सेट करने के लिए उस Object या Picture को Select कर इस Option पर Click करते है।

III. Align :- जब हम अपने पेज में बने एक हि प्रकार के बहुत से Object को एक क्रम में जमाना चाहते है तो उन Object को Select कर इस Option पर आकर Left, Right, Center, चुनकर सेट कर सकते है।

IV. Group :- हमारी File में बने अलग – अलग Object को इस साथ जोड़ने के लिए उन्हें Select कर इस Option पर आकर Group करते है, तथा जुड़े हुए Object को अलग करने के लिए इस option पर आकर Ungroup करते है।

V. Rotate :- किसी Object या Picture को अलग – अलग दिशा में घूमाने के लिए उसे Select कर इस Option पर Click कर Rotation Point चुनते है।

https://www.youtube.com/watch?v=dvCLvVxyGvA&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=17

इस Video को देखे –

M.S.Excel Formulas Tab –

Function Library – इस Option पर जाकर हम किसी File में अलग – अलग प्रकार के Formula का प्रयोग कर सकते है।

I. Auto Sum :- इस Formula का प्रयोग Total निकालने के लिए करते है।

II. Average :- इस Formula का प्रयोग औसत निकालने के लिए करते है।

III. Count :- इस Formula का प्रयोग गिनने के लिए करते है।

IV. Maximum :- इस Formula का प्रयोग अधिकतम मान निकालने के लिए करते है।

V. Minimum :- इस Formula का प्रयोग न्युनतम मान निकालने के लिए करते है।

Product : – इस Formula का प्रयोग गुणा करने के लिए करते है।

Define Names – इस Option के द्वारा हम किसी स्थान पर लिखे Text को या किसी Formula को किसी अक्षर पर सेट कर उसका शॉर्टकट बना सकते है इस Option पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu खुलता है जिस पर Name Option पर शॉटकट Name तथा Refers to Option पर उस स्थान को सेट जिसका शॉटकट बनाना होता है फिर Ok करने पर उस Option का शॉर्टकट तैयार हो जाता है जिसका उपयोग हम अलग – अलग जगह पर कर सकते है।

https://www.youtube.com/watch?v=bsnNNqgwjSM&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=9

इस Video को देखे –

Formula Auditing – इस Option के द्वारा हम किसी स्थान पर लिखे फॉर्मूले को Arow Key के द्वारा यह देख सकते है की वह कहाँ से निकाला गया है या इस संख्या का Formula कौन सा है इस Option में फॉर्मूले को Show करने का Option भी दिया होता है। इससे हम Error Checking Option पर आकर गलती को चेक कर सुधार सकते है।

Calculations – इस option के द्वारा हम अपनी शीट में लिखे Formula को Automatic तथा Manual सेट कर सकते है।

https://www.youtube.com/watch?v=pjP7NtFbBrs&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=20

इस Video को देखे –

M.S.Excel Data Tab –

Get External Data – जब हमें किसी अन्य प्रोग्राम में बनी File जैसे Access, Text, xml या ODBC आदि फाइलो को Microsoft Excel में लाना हो तो ऐसी स्थिति में इस Option का प्रयोग कर सकते है।

Connection – इस पर जाकर हम अलग – अलग प्रकार कि File को एक साथ किसी पेज में Connect करके रख सकते है।

Sort – जब हम अपने किसी कॉलम में लिखे नामो की लिस्ट को Alfabet या अंको कि लिस्ट को बढ़ते या घटते क्रम में ज़माने के लिए उस कॉलम को Select कर इस Option पर जाकर चुनाव करते है।

Filter – किसी कॉलम या रो में लिखे Text को यदि चुन-चुन कर देखना चाहते है तो उस स्थिति में उस कॉलम या रो को Select कर इस Option का प्रयोग कर चुन सकते है और उसके अनुसार Text कि लिस्ट भी प्राप्त कर सकते है।

Text to Columns – किसी कॉलम में लिखे Text के साथ कोई नंबर भी लिखा हो और हमें उसे अलग -अलग करना हो तो उस स्थिति में उस कॉलम को Select कर इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu खुलता है जिसमे Fixed With पर Click कर Next करते है फिर Next कर Ok करने पर हमारे Column अलग – अलग हो जाते है।

Remove Duplicates – किसी कॉलम में लिखे Text में यदि कोई शब्द कई बार लिखा हो और हमें उसे हटाना हो तो उस कॉलम को Select कर इस Option पर Click करने पर वहाँ से Duplicate शब्द या अंक हट जाता है।

Data Validation – किसी Text या कॉलम में हमें Message Input करना हो तो उस समय उस स्थान को Select करते है जहॉ हमें Message Input करना होता है फिर Data Validation पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu बॉक्स आता है जिसमें Input Message पर जाकर Click कर Message का Title लिखकर Input Message पर टेक्स्ट लिखकर व करने पर Message उन सभी स्थानों पर दिखाई देने लगता है जहॉ हमने Select किया था।

Consolidate – जब किसी File में हमें कई कॉलमों को अलग – अलग स्थानों से जोड़कर किसी एक स्थान पर उनका Total या Average आदि लाना हो तो उस स्थान को Select करते है जहॉ हमें हल लाना होता है फिर Consolidate Option पर जाकर Function सेट करते है फिर Reference पर जाकर उन कॉलमों को Select कर Add करते है सभी कॉलम Add हो जाने के बाद Ok करने पर उस स्थान पर हल प्राप्त हो जाता है।

What-If Analysis – इस option पर जाने पर हमारे सामने तीन और Option आते है जो निम्न है –

I. Scenario Manager : – इस Option का प्रयोग हम अपनी File में लिखे किसी टेक्स्ट को अलग – अलग रूप में सेट करने के लिए उपयोग करते है जिस स्थान पर सेट करना हो उस स्थान को Select कर इस Option पर जाते है तो हमारे सामने एक Menu खुलता है जिसमें Add पर Click करने पर फिर एक Menu खुलता है जिस पर नाम लिखकर Changing Cell Select करते है फिर वह करने पर हमारे सामने एक और Menu खुलता है जिस पर हम रूप सेट कर Ok करते है तो वह Add हो जाता है इस प्रकार से अलग – अलग रूप सेट कर सकते है।

II . Goal Seek : – इस Option का प्रयोग हम अपनी File में निकाले गए Total को एक निश्चित मान में बदलने के लिए प्रयोग में लाते है इस Option पर Click करने पर एक Menu प्राप्त होता है जिसमे हम सेट Cell पर जाकर उस Cell को Select करते है जिसमे Total होता है फिर To Value पर जाकर निश्चित मान लिखते है फिर By Changing Cell पर जाकर वह Cell Select करते है जिसमे अंतर करना होता है फिर Ok Click करने पर हमारा मान बदल जाता है।

Group – किसी File में उपयोग न आने वाले Text या किसी एक जैसे Text को Select कर एक ग्रुप के रूप में जमाकर रखना हो तो उस कॉलम या रो को Select कर इस Option पर कॉलम तथा रो के रूप में सेट करते है फिर उस स्थान पर + या – आता है जिसमे + पर क्लिक करने पर वह Text छिप जाता है तथा – पर Click करने पर वापस आ जाता है तथा उसे हटाने के लिए Ungroup पर क्लिक करते है।

Subtotal – किसी File में यदि एक हि जैसा मान सेट हो तो उस समय उसके एक जैसे मानो का हल उसी स्थान पर अलग – अलग तथा मुख्य मान सबसे आखरी में निकालना हो तो उस कॉलम को Select कर इस Option का प्रयोग करते है इस Option पर Click करने पर एक Menu प्राप्त होता है।

M.S.Excel Review Tab –

Proofing – यदि हमें अपनी File में लिखे गये Text की Spelling तथा ग्रामर कि गलतियों को चेक कर सुधारना हो तो इस Option पर आकर Spelling & Grammar को चुनना होता है फिर एक Menu खुलता है जिसमे हमारे पेज में गलतियों को बताता रहता है जिसमे से हम सही शब्द का चुनाव कर Change पर click करते है तो वह गलती सुधर जाती है। Proofing option पर Research option पर क्लिक कर हम किसी शब्द के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते है।

https://www.youtube.com/watch?v=sDmIEdZXiJ0&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=21

इस Video को देखे –

Comment – हमे अपनी फाइल मे किसी Text या Cell मे कोई टिप्पणी करना होता है या उसके बारे मे कुछ अलग से लिखना होता है तो उस Text या Cell को Select कर इस Option पर Click करने पर हमारे सामने एक Box आता है जिसमे हम अपने Text या Cell के Comment को Type कर सकते है।

Changes –

Protect Sheet – किसी File को सुरक्षा प्रदान करने के लिए इस Option पर क्लिक करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu खुलता है जिस पर हम Select Locked Cell & Select Unlocked Cell तथा उपयोग अनुसार Option का चुनाव कर Password सेट करके Ok करने पर हमारी File सुरक्षित हो जाती है।

1. Protect Workbook :- किसी Sheet को Delete होने से बचाने के लिए इस Protection का प्रयोग किया जाता है।

2. Allow Users to Edit Ranges :- किसी Sheet को अलग -अलग Part में अलग – अलग password के द्वारा प्रोटेक्शन देने के लिए इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Track Changes – जब हमें अपनी फाइल में किये गए बदलाव को पहचानना हो तो इस Option पर क्लिक करते है इस पर क्लिक करने के बाद हमारी फाइल में यदि किसी के द्वारा कुछ Text मिटाया या लिखा जाता तो वह अलग से दिखाई देने लगता है। हमारी File में Track Change की स्थिति में किये गए बदलाव को रखने या हटाने के लिए इस ऑप्शन पर आकर Reject यदि हटाना हो तो यदि रखना हो तो Accept तथा बिना Change किये आगे या पीछे जाने के लिए Next तथा Previous का प्रयोग करते है।

M.S.Excel View Tab –

https://www.youtube.com/watch?v=SGwvGh2BAeo&list=PL0KmuznDrs23TfQUskBvv68eFqBl7uZTm&index=15

इस Video को देखे –

Workbook View – जब हमें अपनी File को Full Screen, Web Layout या नेट पेज या Print Layout पर सेट करना हो तो इस Option प्रयोग करते है।

Show / Hide – जब हमें File में रूलर लाना होता है, Gridlines सेट लाना होता है, File में बने पेजो को एक साथ list के रूप में साईड में लाना होता है, तो इस Option पर आकर चुनते है।

Zoom – पेज या File को बड़ा या छोटा करके या Wide करके देखना हो तो इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Window – जब हमें अपनी File को दो भागो में या Split करना हो या जमाकर देखना हो तो इस Option का प्रयोग किया जाता है।

Macros – हमें अपनी File का रिकार्ड बनाना होता है तो इस Option पर Click कर New Macro Record पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu प्राप्त होता है जिस पर Macro Name लिखकर Keyboard पर Click करते है यहाँ आकर हम अपने रिकार्ड का Shortcut तैयार कर सकते है फिर Close करने पर Recording चालू हो जाती है उस स्थिति में हम जो भी कार्य करते है वह रिकार्ड होता रहता है फिर Stop कर उस कार्य को लाने के लिए जहॉ लाना होता है वहाँ जाकर वह Shortcut को दबा देते है तो वह रिकार्ड वहाँ आ जाता है।

M.S.Excel की मुख्य विशेषताएं

Features of M.S. Excel

M.S.Excel को कैसे Open करे ?

Window key + R प्रेस करे

एक Run Dialog box Open होगा

इसमें Excel टाइप कर Enter प्रेस करें I

MS Excel ओपन हो जायेगा I

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