M.S.Excel क्या हैं? (What is M.S. Excel)
Microsoft Excel एक ‘Spreadsheet Program’ (विस्तारित प्रोग्राम) है, जो आपको डाटा को आर्गनाइज ( संगठित अथवा व्यवस्थित) करने, गणनाओ को पूरा करने, निर्णय लेने, Data का Graph तैयार करने, व्यसायिक रिपोर्ट तैयार करने, Web पर डाटा को Publish (प्रकाशित) करने, और Website पर Data के साथ काम करने की सुविधा देता है ।
M.S.Excel की मुख्य विशेषताएं
Features of M.S. Excel
M.S.Excel को कैसे Open करे ?
तो उसे Select करेंगे और अगर नहीं दिखाई दे रहा है तो Menu में All Programs दिखाई देगा जिसे select करने पर उसके अंदर Menu दिखाई देगा जिसमे हमें M.S.Office के Folder को Select करना है जिसके अंदर हमें M.S.Excel को सेलेक्ट कर लेना है I
Microsoft Excel पर क्लिक करें |
All Program पर क्लिक करें | Microsoft office को Select कर Microsoft Excel पर क्लिक करे |
MS Excel को Shortcut key से Open करे I
Window key + R प्रेस करे
एक Run Dialog box Open होगा
इसमें Excel टाइप कर Enter प्रेस करें I
MS Excel ओपन हो जायेगा I
आओ चित्र से समझे –
Start Button दबाने के बाद Menu या List दिखाई देगा अगर M.S.Excel File दिखाई दे रहा है तो select करे या फिर All Programs को Select करे I
आओ चित्र से समझे –
अब हमारा M.S.Excel Open हो चूका है –
आओ चित्र की सहायता से कुछ समझने का प्रयास करते है –
कुछ Keyboard Shortcut Key जो M.S.Excel में कार्य करते समय काम आएंगे पहले उसे ही जाने –
New : Ctrl + N
Open : Ctrl + O
Save : Ctrl + S
Save as : F12
Print : Ctrl + P
Copy : Ctrl + C
Cut : Ctrl + X
Past : Ctrl + V
Undu : Ctrl + Z
Redu : Ctrl + Y
Font : Ctrl + Shift + F
Font Size : Ctrl + Shift + P
Duplicate : Ctrl + D
Decrease Indent : Ctrl + Alt + Shift + Tab
Increase Indent : Ctrl + Alt + Tab
Find : Ctrl + F
Replace : Ctrl + H
Bolt : Ctrl + B
Italic : Ctrl + I
Underline : Ctrl + U
Table : Ctrl + T
Hyperlink : Ctrl + K
Spelling & Grammar : F7
Sum : Alt + =
Insert Funtion : Shift + F3
Name Manager : Ctrl + F3
Refresh All : Ctrl + Alt + F5
Filter : Ctrl + Shift + L
Group : Shift + Alt + Right
Ungroup : Shift + Alt + Left
Research : Alt + Click
New Comment : Shift + F2
Macros : Alt + F8
इस स्विच के प्रयोग से हमें एक list प्राप्त होती हैं जिसमे हम अपनी आवश्यकता के अनुसार Option को चुनते हैं।
4. Save as – जब किसी File को Save कर दिया जाता है और बाद में उसी Sheet का नाम या स्थान बदल कर Save करना हो तो इस Option का प्रयोग किया जाता है, यहाँ जाने पर हमें कुछ Option दिखाई देता है जिसमे से हम अपनी File को अलग -अलग तरह से Save करने के लिए Option चुन सकते है, जैसे – PDF बनाने के लिए या XML File बनाने के लिए इसके लिए Shortcut Key F12 का उपयोग करते है I
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Copy – जब हम Select किये हुए Text या Object की प्रतिलिपि या Copy बनाना चाहते है तो उस Text या Object कर Copy Option का उपयोग करते है I इस Option के लिए Shortcut Key Ctrl + C का उपयोग करते है I
जब हमको किसी Box को अलग से दिखाना होता है या अलग कलर से हाईलाईट करना हो तो उस Text को Select कर इस Option पर Click करते है इस Option पर Click करने पर हमारे सामने Color कि List आ जाती है जिसमें से हम Highlight करने वाले Color को चुनते है ऐसा करने पर Select Text पर Selection कलर आ जाता है और वह अलग दिखाई देने लगता है।
Redo – यदि हम किसी File में Undo Option का प्रयोग करते है, तो उसके विपरीत कार्य करने के लिए हम इस Option का प्रयोग करते है। इस Option के लिए Shortcut Key Ctrl + Y है।
Top Align –
Orientation – अपनी File में Cell में लिखे Text को अलग – अलग दिशाओ में सेट करने के लिए इस Option पर जाकर Position सेट करते है।
Align Text Right – किसी Cell में लिखे Text को Cell के Right Side Set करना हो तो उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है।
Increase Indent – किसी Cell में लिखे Text को Cell के Right Side खिसकाने के लिए उस Cell को Select कर इस Option का प्रयोग किया जाता है।
Decrease Indent – जब हम Increase Indent का प्रयोग करते है, तो उसके विपरीत कार्य करने के लिए इस Option का प्रयोग करते है।
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Increase Decimal – इस Option के द्वारा लिखे गये अंको में पाइंट के बाद आने वाली संख्या या शून्य को बढ़ाने या अधिक करने के लिए प्रयोग में लाया जाता है।
Decrease Decimal – इस Option के द्वारा लिखे गये अंको में पाइंट के बाद आने वाली संख्या या शून्य को कम करने के लिए प्रयोग में लाया जाता है।
II. Format as Table,
III. Cell Styles
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III. Cell Styles :- किसी `File में बने Text के किसी महत्वपूर्ण Cell को एक अलग रूप में प्रदर्शित करने के लिए इस Option का प्रयोग किया जाता है।
I. Cell Size :– इस Option का प्रयोग हम अपनी किसी File में बने Row तथा Column कि लम्बाई एवं चौड़ाई को कम या अधिक करने के लिए कर सकते है।
II. Visibility :- इस Option का प्रयोग हम अपनी किसी File में बने Row , Column तथा Sheet को छिपाने के लिए करते है।
III. Organize Sheet :- इस Option का प्रयोग हम अपनी किसी File कि Sheet का नाम बदलने के लिए तथा किसी Sheet को दूसरी File में ले जाने के लिए करते है।
IV. Protection :- इस Option के द्वारा हम अपनी File को Protect कर सकते है, इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu प्राप्त होता है जिस पर हम प्रोटेक्शन कि स्थिति में कार्य करने के Option का चुनाव कर पासवर्ड डालकर Ok करते है, फिर उसी पासवर्ड को दोहराकर Ok करने पर हमारी File Protect हो जाती है।
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I. Find :- जब किसी File में किसी शब्द को खोजना होता है, तो इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर हम खोजे जाने वाले शब्द को लिखकर Find पर Click करने पर वह शब्द Select हो जाता है इस Option का Short Cut Key Ctrl +F होता है।
II. Replace :- Find Option के द्वारा खोजे गये Text में सुधार करना हो तो सुधरे हुए Text को Replace Option के खंड में लिखकर Replace पर Click करते है तो Selected Text सुधर जाता है इस Option का Short Cut Key Ctrl +H होता है।
III Select :- जब हमें एक से अधिक Object को एक साथ Select करना होता है तो इस Option पर आकर Select Object को चुनते है और ऐरो के द्वारा उन सभी Object को Select कर सकते है।
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Pivot Table – जब हमें अपने द्वारा बनी हुई किसी File को एक अलग रूप में सेट कर जमाना हो तो उस File को Select कर इस Option पर Click करते है तो हमारे सामने एक menu खुलता है, जिस पर रेंज Select कर New Worksheet पर Click कर Ok करते है, तो हमारे सामने एक पेज खुलता है जिस पर एक लिस्ट दिखाई देती है, जिसमे File के हेडिंग के नाम दिखाई देते है जिन्हे पकड़कर हम Pivot table पर लाकर सेट कर सकते है।
Table – यदि हमें अपने पेज में एक डिजाइनिंग Table बनाना हो तो इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu प्राप्त होता है उस पर रेंज Select कर व करने पर हमरे द्वारा Select किये गये स्थान पर कलर फॉर्मेटिंग तथा फ़िल्टर आ जाते है।
Picture – इस option पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर हम अपने Computer की किसी ड्राइव पर लोड चित्र चुनकर अपनी File में ला सकते है।
Clip Art – इस option पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिसमे Search For पर किसी Clip Art का नाम लिखकर Go पर Click करने पर उस प्रकार का चित्र दिखाई देने लगता है, उन Clip Art को पकड़कर पेज पर ला सकते है।
Shapes – जब हमें अपने पेज में कोई डिजाईन, चित्र या बॉक्स बनाना हो तो इस Option पर जाकर चुनकर बना सकते है।
Smart Art – इस option पर Click करने पर हमारे सामने अलग – अलग प्रकार के Organization Chart की लिस्ट खुलती है जिसमे से हम अपने कार्य या Project के अनुसार Chart चुन सकते है।
Charts – इस option पर Click करने पर हमारे सामने ग्राफ बनाने के लिए Chart पेज खुलता है जिसमे हम अपने ग्राफ में दर्शाए जाने वाले X तथा Y Axics को लिख सकते है और उसके अनुसार ग्राफ कि सेटिंग भी कर सकते है।
Hyperlink – जब कभी कार्य करते समय किसी अन्य File कि आवश्यकता होती है और यह कार्य बार बार किया जाता है तो ऐसी स्थिति में इस Option पर आकर उस File को लिंक कर देते है इस पर क्लिक करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर हम उस File के नाम पर Click करते है और व करते है तो वह File से जुड़ जाती है जब उस File कि आवश्यकता होती है तो उस नाम पर Click करने पर वह File खुल जाती है।
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Text Box – इस option पर Click करने पर हमारे सामने अलग – अलग प्रकार के फ्रेम जैसे Text Box कि लिस्ट प्राप्त होती है जिसमे से हम अपने प्रयोग के अनुसार Text Box चुन सकते है।
Header & Footer
II. Footer :- जब हमें अपनी File के Foot में प्रत्येक पेज पर एक हि प्रकार का Text लिखना हो या पेज नंबर लाना हो तो इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारा कर्सर पेज के निचले हिस्से में पहुंच जाता है जहॉ पर हम Footer Text लिख सकते है जो प्रत्येक पेज पर दिखाई देता है।
Word Art – जब हमें किसी प्रकर की डिजाइनिंग हेडिंग या टेक्स्ट लिखना हो तो इस Option पर Click करने पर हमें कई प्रकार कि डिजाईन मिलती है जिनमे Click कर हम अपना Text लिख सकते है।
Signature Line – इस Option पर Click करने पर हमरे सामने एक Menu खुलता है जिसमे हम अपने साइन को सेट कर लिख सकते है Signature Setup में हम अपना नाम टाईटल तथा ई – मेल डालकर Ok करने पर हमारे पेज में टेक्स्ट बॉक्स के अंदर सेट होकर आता है।
Object – इस Option पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर हमारे Computer पर लोड प्रोग्राम कि लिस्ट होती है जिसमे से हमें जिस प्रोग्राम को Excel Worksheet में जोड़ना होता है Click कर Ok करते है तो वह प्रोग्राम हमारे Worksheet में खुल जाता है, उसमे हमें जो बनाना होता है बनाकर File पर जाकर Update करने पर वह पेज हमारे Sheet में आ जाता है तथा प्रोग्राम हट जाता है।
Symbol – जब हमें अपने पेज में किसी प्रकार का संकेतक चिन्ह लाना होता है तो इस Option पर Click कर Menu में अलग – अलग लिपि में चुन कर Insert कर सकते है।
Themes – अपने पेज में Theme लाने के लिए इस Option का प्रयोग करते है।
Margins – जब हम पेज सेटअप कर रहे होते है तो पेज की Margins या पेज के चारो ओर के Space को सेट करने के लिए इस Option पर आकर सेटिंग चुनते है नये प्रकार कि सेटिंग करने के लिए नीचे Custom Margins में जाकर सेटिंग करते है।
Orientation – इस option पर आकर पेज के Portrait (लम्बाई) तथा Landscape (चौड़ाई) के प्रकार को चुन सकते है।
Size – इस option पर आकर पेज के अलग – अलग Size को चुन सकते है। जैसे – A3, A4, A5, A6, Legal, Letter Size
Print Area – हमारे द्वारा बनाई गई सीट में से किसी Selected जगह को Print करना हो तो उस जगह को Select कर इस Option पर Click कर Print करने से केवल Selected स्थान का हि Print निकलता है तथा Selected स्थान को हटाने के लिए Clear Print Area पर Click करते है।
Breaks – जब हमें पेज को किसी स्थान से तोड़कर नीचे वाले पेज में ले जाना होता है तो उस स्थान पर Click कर Break Option पर जाकर पेज ब्रेक को चुनते है तो हमारा पेज वहाँ से दो भागो में बट जाता है तथा उसे हटाने के लिए उसी स्थान पर Click कर Remove Page Break पर Click करने पर हट जाता है।
Background – इस Option के द्वारा हम अपने पेज में Background या Picture ला सकते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu आता है जिस पर Picture का Address देते है तथा Photo चुनकर Ok करते हैं तो वह Picture Background पर आ जाती है तथा हटाने के लिए उसी स्थान पर Delete Background करते है।
Print Titles – इस Option पर आकर हम अपने पेज में लिखे Text के कुछ हिस्से को अलग से Print के लिए सेट कर सकते है जब हमें अपनी File में से कुछ हिस्से को Print करना होता है तो इस Option पर Click करते है उसके बाद Print Area Box पर जाकर वह स्थान Select करते है जिसे Print में निकालना होता है यदि हमें उस स्थान में लिखे Text के साथ Gridelines या Row & Column Heading भी Print निकालना हो तो उन Options को On कर देते है तो वह उसी प्रकार से Print होता है। जैसे हमने सेट किया होता है।
Scale to Fit – यदि हमारे द्वारा बनाया गया मेटर पेज के अंदर नहीं आता या कम जगह पर ही आ जाता है तो उस स्थिति में उसे पेज के अनुरूप लाने के लिए आवश्यकता अनुसार इस option के द्वारा कम या अधिक प्रतिशत सेट कर सकते है।
Sheet Options – पेज में लिखे Text में Gridlines तथा Headings को छिपाना हो तो इस option पर आकर View को Of करते है यदि Print में निकालना हो तो Print को On करते है।
Arrange – इस option पर आने पर हमारे सामने निम्न Option आते है जो इस प्रकार है –
I. Bring to Front :- जब हम अपने पेज में कोई Object बनाते है या Picture लाते है तो उस समय उसे पेज में बने Object या Text के सामने सेट करने के लिए उस Object या Picture को Select कर इस Option पर Click करते है।
II. Send to Back :- जब हम अपने पेज में कोई Object बनाते है या Picture लाते है तो उस समय उसे पेज में बने Object या Text के पिछे सेट करने के लिए उस Object या Picture को Select कर इस Option पर Click करते है।
III. Align :- जब हम अपने पेज में बने एक हि प्रकार के बहुत से Object को एक क्रम में जमाना चाहते है तो उन Object को Select कर इस Option पर आकर Left, Right, Center, चुनकर सेट कर सकते है।
IV. Group :- हमारी File में बने अलग – अलग Object को इस साथ जोड़ने के लिए उन्हें Select कर इस Option पर आकर Group करते है, तथा जुड़े हुए Object को अलग करने के लिए इस option पर आकर Ungroup करते है।
V. Rotate :- किसी Object या Picture को अलग – अलग दिशा में घूमाने के लिए उसे Select कर इस Option पर Click कर Rotation Point चुनते है।
अगर आपने यहाँ तक पढ़ लिया है तो हमारी Video को देखने के लिए नीचे दिए गए Link पर क्लिक करे और देखे या Direct Video Image को Click करे –
Function Library – इस Option पर जाकर हम किसी File में अलग – अलग प्रकार के Formula का प्रयोग कर सकते है।
Formula Auditing – इस Option के द्वारा हम किसी स्थान पर लिखे फॉर्मूले को Arow Key के द्वारा यह देख सकते है की वह कहाँ से निकाला गया है या इस संख्या का Formula कौन सा है इस Option में फॉर्मूले को Show करने का Option भी दिया होता है। इससे हम Error Checking Option पर आकर गलती को चेक कर सुधार सकते है।
Get External Data – जब हमें किसी अन्य प्रोग्राम में बनी File जैसे Access, Text, xml या ODBC आदि फाइलो को Microsoft Excel में लाना हो तो ऐसी स्थिति में इस Option का प्रयोग कर सकते है।
Connection – इस पर जाकर हम अलग – अलग प्रकार कि File को एक साथ किसी पेज में Connect करके रख सकते है।
Sort – जब हम अपने किसी कॉलम में लिखे नामो की लिस्ट को Alfabet या अंको कि लिस्ट को बढ़ते या घटते क्रम में ज़माने के लिए उस कॉलम को Select कर इस Option पर जाकर चुनाव करते है।
Filter – किसी कॉलम या रो में लिखे Text को यदि चुन-चुन कर देखना चाहते है तो उस स्थिति में उस कॉलम या रो को Select कर इस Option का प्रयोग कर चुन सकते है और उसके अनुसार Text कि लिस्ट भी प्राप्त कर सकते है।
Text to Columns – किसी कॉलम में लिखे Text के साथ कोई नंबर भी लिखा हो और हमें उसे अलग -अलग करना हो तो उस स्थिति में उस कॉलम को Select कर इस Option पर Click करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu खुलता है जिसमे Fixed With पर Click कर Next करते है फिर Next कर Ok करने पर हमारे Column अलग – अलग हो जाते है।
Remove Duplicates – किसी कॉलम में लिखे Text में यदि कोई शब्द कई बार लिखा हो और हमें उसे हटाना हो तो उस कॉलम को Select कर इस Option पर Click करने पर वहाँ से Duplicate शब्द या अंक हट जाता है।
Data Validation – किसी Text या कॉलम में हमें Message Input करना हो तो उस समय उस स्थान को Select करते है जहॉ हमें Message Input करना होता है फिर Data Validation पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu बॉक्स आता है जिसमें Input Message पर जाकर Click कर Message का Title लिखकर Input Message पर टेक्स्ट लिखकर व करने पर Message उन सभी स्थानों पर दिखाई देने लगता है जहॉ हमने Select किया था।
Consolidate – जब किसी File में हमें कई कॉलमों को अलग – अलग स्थानों से जोड़कर किसी एक स्थान पर उनका Total या Average आदि लाना हो तो उस स्थान को Select करते है जहॉ हमें हल लाना होता है फिर Consolidate Option पर जाकर Function सेट करते है फिर Reference पर जाकर उन कॉलमों को Select कर Add करते है सभी कॉलम Add हो जाने के बाद Ok करने पर उस स्थान पर हल प्राप्त हो जाता है।
What-If Analysis – इस option पर जाने पर हमारे सामने तीन और Option आते है जो निम्न है –
Group – किसी File में उपयोग न आने वाले Text या किसी एक जैसे Text को Select कर एक ग्रुप के रूप में जमाकर रखना हो तो उस कॉलम या रो को Select कर इस Option पर कॉलम तथा रो के रूप में सेट करते है फिर उस स्थान पर + या – आता है जिसमे + पर क्लिक करने पर वह Text छिप जाता है तथा – पर Click करने पर वापस आ जाता है तथा उसे हटाने के लिए Ungroup पर क्लिक करते है।
Subtotal – किसी File में यदि एक हि जैसा मान सेट हो तो उस समय उसके एक जैसे मानो का हल उसी स्थान पर अलग – अलग तथा मुख्य मान सबसे आखरी में निकालना हो तो उस कॉलम को Select कर इस Option का प्रयोग करते है इस Option पर Click करने पर एक Menu प्राप्त होता है।
Proofing – यदि हमें अपनी File में लिखे गये Text की Spelling तथा ग्रामर कि गलतियों को चेक कर सुधारना हो तो इस Option पर आकर Spelling & Grammar को चुनना होता है फिर एक Menu खुलता है जिसमे हमारे पेज में गलतियों को बताता रहता है जिसमे से हम सही शब्द का चुनाव कर Change पर click करते है तो वह गलती सुधर जाती है। Proofing option पर Research option पर क्लिक कर हम किसी शब्द के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते है।
Comment – हमे अपनी फाइल मे किसी Text या Cell मे कोई टिप्पणी करना होता है या उसके बारे मे कुछ अलग से लिखना होता है तो उस Text या Cell को Select कर इस Option पर Click करने पर हमारे सामने एक Box आता है जिसमे हम अपने Text या Cell के Comment को Type कर सकते है।
Changes –
Protect Sheet – किसी File को सुरक्षा प्रदान करने के लिए इस Option पर क्लिक करते है इस पर Click करने पर हमारे सामने एक Menu खुलता है जिस पर हम Select Locked Cell & Select Unlocked Cell तथा उपयोग अनुसार Option का चुनाव कर Password सेट करके Ok करने पर हमारी File सुरक्षित हो जाती है।
1. Protect Workbook :- किसी Sheet को Delete होने से बचाने के लिए इस Protection का प्रयोग किया जाता है।
2. Allow Users to Edit Ranges :- किसी Sheet को अलग -अलग Part में अलग – अलग password के द्वारा प्रोटेक्शन देने के लिए इस Option का प्रयोग किया जाता है।
Track Changes – जब हमें अपनी फाइल में किये गए बदलाव को पहचानना हो तो इस Option पर क्लिक करते है इस पर क्लिक करने के बाद हमारी फाइल में यदि किसी के द्वारा कुछ Text मिटाया या लिखा जाता तो वह अलग से दिखाई देने लगता है। हमारी File में Track Change की स्थिति में किये गए बदलाव को रखने या हटाने के लिए इस ऑप्शन पर आकर Reject यदि हटाना हो तो यदि रखना हो तो Accept तथा बिना Change किये आगे या पीछे जाने के लिए Next तथा Previous का प्रयोग करते है।
अगर आपने यहाँ तक पढ़ लिया है तो हमारी Video को देखने के लिए नीचे दिए गए Link पर क्लिक करे और देखे या Direct Video Image को Click करे –
